לפעמים נדמה כי לעסקים ומשרדים תמיד יהיה צורך בעוד נייר. כמעט כל פעולה שהעסק מבצע, בין שמדובר על תקשורת עם לקוחות ובין שמדובר על תקשורת עם ספקים או תקשורת פנים ארגונית, כרוכה בעשרות דפים ומסמכים שיש לשמור ולתייג כדי שנוכל לעקוב אחר ההתנהלות השוטפת של העסק. מחקר שנעשה בבריטניה על ידי חברת Clear Data מצא שכ – 66% מהעסקים לא מאחסנים את הניירת שלהם כראוי והתוצאות יכולות לעיתים להיות הרות אסון בעבור העסק. חלק מהדרכים שיש לנו להתמודד עם הניירת זה אחסונה בשרת הארגוני. אבל האם באמת מדובר על הפתרון הטוב ביותר?
מה זה שרת ארגוני?
שרת ארגוני הוא למעשה שרת אחסון שנמצא באופן פיזי במשרד והוא משמש לגיבוי השוטף של עבודת המשרד. השרת הארגוני בדרך כלל יהיה מחשב חזק במיוחד שיושב בחדר המחשבים של הארגון ועל ידי חיבור פנימי מאובטח הוא יקשר בין כל חלקי העסק. אומנם כל מחלקה ממשיכה להתנהל בצורה עצמאית, אך למנהל יש את האפשרות לגשת לכל המסמכים והקבצים וכך הוא יכול לעקוב אחר תפוקת העובדים ולוודא שכל גלגלי העסק עובדים בצורה חלקה.
שרת ארגוני מציע בדרך כלל את התכונות הבאות:
- שרת הדפסה – מרכז את כל המחשבים של העסק למדפסת ומאפשר הדפסה נוחה מכל מחשב.
- שרת אחסון נתונים – זהו למעשה הארכיון של העסק ובו אפשר למצוא את כל הנתונים העסקיים.
- שרת קבצים – כל הקבצים של כלל העובדים נמצאים במקום אחד וכך אפשר גם לשתף אותם בצורה נוחה.
- שרת תקשורת – מאפשר תקשורת לכלל הארגון, בין שמדובר על דואר אלקטרוני או על פקס.
בעבר כל משרד וארגון היו מחזיקים בשטחם שרת ארגוני, אך לאחרונה יותר עסקים עוברים לפתרונות מתקדמים יותר המאפשרים לחבר את השרת לשירותים נוספים ובראשם למרכזיה וירטואלית.
מה זה שירותי ענן לעסקים?
גם שירותי הענן לעסקים, בדומה לשרת הארגוני, מציעים אחסון לכלל הפעילות השוטפת של המשרד. ההבדל העיקרי בין האפשרויות הוא ששירותי הענן לא נמצאים במשרד, אלא מדובר על שרת וירטואלי שבפועל נפרס על כמה שרתים שונים. מבחינת העסק ההתנהלות מול שירותי ענן לעסקים היא כמעט זהה להתנהלות המוכרת מול השרת הארגוני, אך למעשה מדובר על טכנולוגיה שמקלה על העובדים ומסייעת להגביר את תפוקת העסק.
שירותי ענן לעסקים מציעים את אותן התכונות שציינו בשרת ארגוני, אך בנוסף יש עוד כמה פיצ'רים ששווה להכיר:
- אבטחה – שירותי הענן משלבים בתוכם את פתרונות אבטחת הסייבר המתקדמות ביותר כדי למנוע מהעסק שלכם להיפגע הן מפריצות והן מתוכנות זדוניות שינסו אולי לפגוע בו.
- שירותי מרכזייה – את שירותי הענן אפשר לחבר גם לשירותי מרכזיה בענן ולהפוך את כל התקשורת העסקית לאיכותית ונגישה יותר.
- הקלטה והאזנה לשיחות – לא רק ששרתי הענן מאחסנים את כל הקבצים והנתונים העסקיים, אפשר להשתמש בהם כדי להקליט ולאחסן את כל השיחות שהעסק מבצע.
ההבדלים בין שרת ארגוני לשרת בענן
אחרי שהצגנו את שני סוגי השרתים, הגיע הזמן לערוך השוואה בין שניהם כדי להבין מה פתרון התקשורת שהכי מתאים לעסק שלך.
- נפח אחסון – שרת ארגוני יכול לאחסן עד כמות מסוימת של חומר ואם רוצים להרחיב את ההספק נצטרך להוסיף זאת באופן פיזי ולקנות שרת גדול יותר שיישב במשרד. לעומת זאת שרתי ענן מאפשרים נפח אחסון בלתי נגמר והתשלום בפועל הוא רק על הנפח שבו משתמשים.
- תחזוקה – שרת ארגוני דורש תחזוקה ייחודית הכוללת יחידות קירור וחיבור קבוע לחשמל, כולל כמובן מנגנון אל פסק, כמו כן יש צורך תמיד לעדכן את התוכנה ולשדרגה בכל פעם שיש צורך בכך. במקרים שבהם הארגון גדל, החברה תצטרך להצטייד מחדש בשרת כדי לעמוד בהתרחבות. לעומת זאת, שרתי הענן מתוחזקים ומעודכנים באופן שוטף על ידי צוות IT מקצועי שמסופק על ידי החברה שמספקת את השרת.
- גישה מכל מקום – כפי שאפשר כבר להבין, השרת הארגוני נמצא במשרד עצמו וכדי לגשת אליו חייבים להיות גם במשרד. אבל אל השרת שבענן אפשר לגשת מכל מקום בעזרת חיבור מאובטח. במרבית המקרים שרת האחסון בענן יהיה מחובר למרכזיית ה - IP המשרדית ובאמצעותה אפשר לנהל ולגשת לכל חומר שמאוחסן בענן.
- עלויות – בעוד שבשרתים המבוססים על טכנולוגית הענן משלמים רק על מה שמשתמשים בפועל, על השרת הארגוני יש לשלם במלואו ומראש.
- התממשקות עם תוספים אחרים – בניגוד לשרת הפיזי, את השרת המקוון אפשר לחבר עם עשרות תוספים ופיצ'רים אחרים שיביאו את העסק למיצוי הפוטנציאל שלו.
אנחנו מקווים שההשוואה הזו תעזור לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר בעבור העסק שלכם, אך אם אתם זקוקים לעוד הכוונה וייעוץ – נשמח לעמוד לשרותכם בכל עת.
