יש הרבה דברים שהעסק יכול להרוויח ממעבר לשירותי מרכזיה דיגיטלית, אך שדרוג המרכזיה העסקית יכול גם להיות הליך ארוך ומורכב. לכן חשוב מאוד שנדע לבחון את הפרטים הטכניים ולהנבין מראש מה הדירישות שיהיו לעסק שלנו מהמרכזייה החדשה.
במאמר הזה נציג בפניכם את השאלות החשובות ביותר שכדאי שתשאלו את עצמכם לפני שסגרתם שירותי מרכזיות לעסקים, אך עוד לפני שתתחילו בשלב השאלות חשוב שתדעו בדיוק מה הצרכים שלכם מהמרכזייה החדשה.
מה זה שירותי מרכזיות לעסקים?
שירותי מרכזיה הם למעשה מכלול השירותים שהעסק צורך למטרות תקשורתיות. מדובר על פתרון טכנולוגי המאפשר לנתב שיחות נכנסות ויוצאות, כמו גם פנים ארגוניות, בצורה יעילה ומהירה. לא ניכנס כאן לעומקו של הנושא, אבל כן נציג השוואה קצרה בין שני הפתרונות הפופולריים ביותר – מרכזייה פיזית מול ומרכזייה וירטואלית.
מרכזייה פיזית | מרכזייה וירטואלית |
יושבת במשרד עצמו | יושבת בענן |
מתוכנן ומעוצב בצורה מדויקת לפי צרכי הלקוח | גמישות ואפשרויות בלתי נגמרות והחיוב הוא לפי שימוש בפועל |
דורש תחזוקה | לא דורש תחזוקה |
אין דרישות סף טכנולוגיות | חובה חיבור אינטרנטי איכותי |
הוצאה ראשונית יקרה מאוד | באופן כללי מדובר על פתרון זול ונגיש |
שאלות שיש לשאול לפני שסוגרים שירותי מרכזיה עסקית
- האם אני צריך לעדכן או להוסיף תוכנה למחשבים המשרדיים?
לפני שעוברים למרכזיה חדשה כדאי להבין מה הן הדרישות הטכנולוגיות הספציפיות שלה. מעבר ראשוני משרת ארגוני לשרת בענן כנראה ידרוש מהעסק שדרוג של תוכנות ההפעלה ואולי אף רכישה של ציוד ייעודי. הוספה של ציוד נוסף יכולה לייקר את החבילה עצמה, אבל חשוב להסתכל על התמונה הגדולה ועל ההוצאות בטווח הארוך ולאו דווקא על ההוצאה בנקודת הזמן הראשונית. - האם יש עלויות סמויות?
פעמים רבות כשחברות מנסות למכור מרכזיות הן יוצאות בפרסומים על מבצעים מטורפים או מחירים אטרקטיביים, אבל תמיד חשוב לברר האם ישנן עלויות סמויות שלא מפורסמות בריש גלי. ככלל אצבע - למרכזיות לעסקים המבוססות על פתרונות ענן אין עלויות סמויות. - האם השירות מגיע עם הדרכה לעובדים?
כמו כל דבר חדש, גם בעת מעבר למרכזיה עסקית חדשה אנחנו צריכים לתדרך את העובדים על המערכת. הדרכת עובדים היא אחד השלבים החשובים ביותר במעבר למרכזיה חדשה. אם כבר השקענו את התקציב והאנרגיה במעבר חשוב לוודא שהשירות כולל הדרכה לעובדים. - כמה זמן לוקח להקים את המרכזיה החדשה ומתי תיהיה מוכנה לשימוש?
בהתקנה של מרכזיה עסקית יש אלמנטים רבים וכמות האלמנטים משתנה בהתאם לסוג המערכת שבחרתם להתקין בעסק שלכם. לא משנה אם מדובר על מרכזיה פיזית או מרכזיה בענן, יהיו בוודאות התקנות שיהיו חייבות להתבצע בשטח העסק וחשוב שנדע להאריך כמה הדבר יפריע לפעילות השוטפת של העסק ומתי המרכזיה תיהיה מוכנה לשימוש. - מה תוכנית הגיבוי לעת ההתקנה?
אחד הרגעים המלחיצים ביותר עבור כל בעל עסק הוא מעבר מממערכת אחת לשנייה כשאנחנו עדיין לא יודעים עם כל הנתונים עברו בשלום או לא. מעבר שרתים ומרכזיות יכול לפעמים להיות כרוך בבעיות טכניות, החוכמה היא שתמיד תהיה לנו תוכנית פעולה וגיבוי מלא של כל החומרים עוד לפני. אל תסתפקו רק בתוכנית פעולה שלכם, תשאלו את החברה שמתקינה מה תוכנית הפעולה שלה במקרה שהגרוע מכל קורה. - איך בעיות במערכת מטופלות?
כל איש מכירות מתחיל יודע שבעת המכירה לא מדברים על בעיות, אבל כולנו יודעים שבעיות קורות ושבנקודת זמן כלשהי גם המרכזיה העסקית שלנו כנראה תחווה בעיה טכנית כזו או אחרת. תדאגו לשאול ולברר מה הן הפתרונות המוצעים ברגע של תקלה והאם יש צוות טכני שזמין לפתור אותה 24/7. - מה הן אפשרויות הגישה לעבודה מרחוק?
לא ניתן להתעלם מהעובדה שצורת העבודה משתנה וכיום יותר עסקים מציעים לעובדיהם את האפשרות לעבוד מהבית או מרחוק. כדי שהעובדים יוכלו לעשות זאת, ועדיין להיות פרודוקטיביים, הם חייבים גישה נוחה למערכת ולכן חשוב לשאול על אפשרויות הגישה לעבודה מרחוק. האם יש צורך בחיבור מאובטח או במחשב ייעודי, מה ההגבלות ומה הבעיות הצפויות אם בכלל.
הצוות שלנו ב – IPTech ישמח לעמוד לשרותכם בכל שאלה או עזרה שלה אתם זקוקים. צרו איתנו קשר עוד היום.
