לנהל עסק זו משימה לא פשוטה בכלל. לא משנה מה גדול העסק שלך וכמה עובדים יש לך, גם ניהול עסק של אדם אחד עשוי להיות משימה מאתגרת במיוחד. באופן מסוים כל אחד מאיתנו הוא מנהל עסק, אבל האם כל אחד מאיתנו זקוק לשירותי מזכירה אישית וירטואלית? לאחרונה יותר ויותר אנשים משתמשים בשירותים של מזכירה וירטואלית וכדי להקל על אלו מבניכם שאולי יהיו מעוניינים בשירות מסוג זה החלטנו להכין מאמר שמפרט מה זה בדיוק מזכירה אישית וירטואלית.
מה זה מזכירה אישית וירטואלית
שירותי מזכירה אישית וירטואלית הם למעשה שירותי מזכירות כפי שאנו מכירים אותם, אך במקום שהמזכירה תשב במשרד או בחדר הסמוך היא יושבת במקום אחר. המהות שעומדת מאחורי השירות היא להקל על אנשים שמנהלים את עצמם ואת העסק שלהם באופן תדיר וזקוקים לעוד עזרה. בזכות העובדה שמרבית מהפרמטרים השונים שקשורים להתנהלות המשרדית היום יומית הם דיגיטליים, אנחנו יכולים להשתמש בפתרונות תקשורת לעסקים שמוצעות בשוק כיום כדי לבצע מיקור חוץ לשירותי ה – Back Office שלנו.
במקום להסתרבל בהגדרות וביטויים, בואו פשוט ונראה מה הם השירותים שמזכירה אישית וירטואלית מספקת לעסק שלך:
- מענה לטלפונים
- ניהול יומן
- גבייה וניהול תשלומים
- ביצוע משימות
- תמלול שיחות
- תזכורות
עד לא מזמן האפשרות היחידה ליהנות משירותי מזכירה אישית וירטואלית היה לשכור את שירותיהם של חברות שונות שבפועל היו מעסיקות עובדים שיבצעו את המשימות האלו בעבור בעלי העסקים השונים. האופציה הזו עדיין שרירה וקיימת, אך אנחנו רוצים להצביע על אפשרות טכנולוגית ומודרנית יותר בדמות מערכת ממוחשבת שמבצעת את שירותי המזכירות בעבור העסק שלך.
פתרונות תקשורת לעסקים שמשמשים כמזכירה אישית וירטואלית
במהלך יום העבודה אנחנו צוברים עוד ועוד משימות, בדרך כלל נרשום את כולן ביומן עוד באותו הרגע, אך חלק מהן יהיו מבוססות על מחשבות ותהיות שחולפות בראשנו. כל הטרדות האלו, בשילוב עם העייפות שנוצרת מבהייה במסכים כל היום יוצרות אצלנו עומס מנטלי שמכהה את חושינו ומגביל את התפוקה שלנו. אפל היו הראשונים שהציעו פתרון דיגיטלי איכותי לתופעה זו בדמות סירי, אך כיום אין כמעט סמארטפון שאין בתוכו עוזרת אישית וירטואלית. על אותו הרעיון קיימים כיום שירותי טלפוניה מתקדמים שמספקים שירותים דומים והצפי הוא שבעתיד השירותים עוד ישתפרו.
מערכת קול סנטר למשל משלבת מדידת נתונים בזמן אמת על כל עובד ועובדת, גם אלו אשר עובדים מרחוק ולא נמצאים במשרד, אך לצד זאת היא מספקת שירותים נוספים כמו ניהול תורים, חזרה לשיחות והקלטת שיחות. על גבי מערכת קול סנטר אפשר לשלב עוד מגוון של פתרונות תקשורת לעסקים כדי שיהפכו את המערכת לאולטימטיבית בעבור העסק שלך.
אחד מהפיתוחים המדהימים ביותר של השנים האחרונות הוא השילוב של מערכות זיהוי קולי המבוססות אינטליגנציה מלאכותית ומסוגלות להחליף עובדים בשר ודם במענה לשיחות 24/7. הייחוד של המערכת הזו הוא לא רק ביכולות הזיהוי הקולי, אלא גם בעובדה שהיא משתמשת בקול אנושי ומשתמשת ב – NLP כדי לשפר את יכולות השיחה שלה באופן קבוע.
אז, האם גם אתם זקוקים למזכירה אישית וירטואלית?
באופן עקרוני כל עסק יכול להרוויח משירותי מזכירה אישית וירטואלית, אך בזכות העובדה שכיום אפשר למצוא מרכזיה למשרד שמהווה תחליף לא רע בעבור מרבית מהשירותים והפונקציות שישנן במזכירות וירטואליות העניין הוא כבר לא חד משמעי כבעבר. כדי לבחון את מידת ההתאמה והצורך במזכירה אישית וירטואלית הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לבחון את כמות הזמן ביום שאנחנו "מבזבזים" על עבודות משרדיות לעומת הזמן שאנחנו עוסקים בתקשורת עם לקוחות.
מעבר לכך, אנחנו צריכים לשבת ולהבין מה בדיוק אנחנו רוצים לקבל ממזכירה שכזו ואז לבדוק האם אנחנו לא יכולים לקבל את השירותים האלו גם ממרכזיה טלפונית למשרד שמשולבת בה הטכנולוגיה המתקדמת ביותר בשוק. בהרבה מהמקרים נגלה כי מרכזיה למשרד המבוססת על טכנולוגית הענן ומצוידת במערכת קול סנטר וזיהוי קולי יכולה להיות פתרון לא רק איכותי יותר, אלא גם משתלם יותר.
אצלנו בIP Tech תוכלו למצוא מרכזיות לעסקים שיהוו כפתרונות תקשורת המושלמים בעבור העסק שלך, צרו איתנו קשר עוד היום ב - IPTech ונשמח לשוחח ולהיות לשירותכם עם הציוד המתקדם בארץ, יחס אישי ומחירים מצוינים.
