עסקים קטנים ובינוניים מתלבטים רבות בנושא המרכזיה הטלפונית במשרד. מצד אחד ישנו השיקול הכלכלי שדוחק בהם להתפשר על פתרונות זולים, אך מן הצד האחר ישנו השיקול התדמיתי והרצון להתפתח ולבחור במרכזיה איכותית שיש בה פונקציות רבות. למזלנו כיום כבר אין צורך להתפשר על מרכזיה זולה או להשקיע הון כדי ליהנות ממרכזיה טלפונית איכותית למשרד. הרשו לנו להציג בפניכם כמה אפשרויות שמהן כבר תוכלו להבין את היתרונות של מרכזיות למשרד.
מה זה מרכזיה טלפונית למשרד ומה השימוש בה?
כשאנחנו מדברים על מרכזיה טלפונית למשרד אנחנו למעשה מתכוונים לרשת הטלפוניה המשרדית. זוהי מערכת המחברת את כל השלוחות השונות, אך בניגוד למרכזיות הטלפוניות הישנות, כיום המערכות האלו מסוגלות לבצע הרבה יותר מאשר רק העברה וקבלה של שיחות. מערכות טלפוניה זמינות כיום בשלושה פורמטים עיקריים: אנלוגי, דיגיטלי וטכנולוגיית ענן. אמנם אנו רואים שינוי מגמה ברור אל עבר המרכזיה בענן, אך במאמר זה נדון לא רק באופציה הזו ונציג גם את הפורמטים הנוספים.
- מרכזיה אנלוגית – זוהי המרכזיה הקלאסית שכולנו מכירים וכיוון שהיא אנלוגית היא דורשת חדר שרתים, או ארון תקשורת במינימום, ומובן שגם חיבור קווי כדי שנוכל להשתמש בה כפתרון התקשורת לעסק.
- מרכזיה דיגיטלית – המרכזיה הדיגיטלית מיתרת מהצורך לאחסן את המרכזיה אצלנו במשרד. באמצעות שירותים דיגיטליים מתקדמים אפשר לחבר את שירותי הטלפוניה המשרדית למרכזיה שיושבת אצל נותן השירות ועדיין להנות מכל מה שיש למרכזיה אנלוגית להציע.
- מרכזיה בענן – בניגוד לשני סוגי המרכזיות הקודמות, מרכזיה בענן היא למעשה מרכזיה לעסק וירטואלית לחלוטין שכבר לא זקוקה לחיבורים קווים אלא לחיבור אינטרנט. המערכת יושבת על תוכנה מיוחדת המאפשרת גישה לכל השירותים הקלאסיים שמרכזיות מציעות, אך בנוסף לכך במרכזיות ענן אפשר למצוא עוד המון פיצ'רים נוספים.
חשוב מאוד להבין את סוגי המרכזיות השונות, יחד עם הצרכים של העסק, כדי לדעת לבחור את סוג המרכזיה שהכי מתאים לך. באופן כללי אפשר להגיד כי שדרוג המרכזיה הטלפונית במשרד הוא הליך שעשוי לתרום רבות בתחומים הבאים:
- חיסכון כלכלי על הוצאות התקשורת
- קיצור זמני המתנה של לקוחות
- התייעלות פנים ארגונית
- שיפור יחסי ההמרה של פניות לעסק לידי לקוחות בפועל.
- חיזוק המותג
- הדרכת עובדים במוקדים טלפונים
איך שדרוג המרכזיה הטלפונית במשרד תועיל לעסק שלך?
עולם העסקים המודרני הוא דינמי מאוד ולראייה אפשר רק לציין את השינוי בהרגלי העבודה שמגפת הקורונה הכניסה לחיינו. עסקים רבים, ולא משנה גודלם, נאלצו לשנות את ההרגלים ולמצוא פתרונות שיאפשרו לעובדיהם להמשיך לעבוד מהבית במקום להגיע למשרד, אבל זוהי רק דוגמה אחת מהעבר הקרוב.
אפשר גם להסתכל ולבחון בעלי עסקים שרכשו מרכזיות טלפוניות קוויות בפריסת תשלומים נרחבת רק כדי לגלות כעבור שנה שהם צריכים להוסיף עוד פיצ'ר קטן למערכת ועכשיו מדובר על עוד הוצאה כלכלית נכבדת. שדרוג המרכזיה למשרד ומעבר למרכזיית IP היושבת על הענן הוא הפתרון לכלל הבעיות האלו ועוד הרבה אחרות.
בואו ונראה מהם הגורמים העיקריים שצריכים לגרום לכל בעל עסקים לשקול את שדרוג המרכזיה למשרד במרכזיה מתקדמת יותר:
- ההיבט התקציבי – כאשר בוחרים במרכזיית IP היושבת בענן אנחנו למעשה עושים בחירה תקציבית גרידא. כיוון שהמערכת לא יושבת במשרד אלא על הענן, אין לנו הוצאות תחזוקה. אך מעבר לכך אנחנו מייתרים את השימוש בשירותי הטלפוניה הקווים ועוברים לתקשורת אינטרנטית שהיא זולה בהרבה ואפילו במרבית המקומות תוכלו ליהנות ממה שנקרא SAAS – Software As A Service, או במילים פשוטות – אתם משלמים על מה שאתם משתמשים.
- שדרוגים ושינויים בקלות – כיוון שכל הצד הטכני נמצא הכלה למעשה על רשת האינטרנט, אנחנו יכולים להוסיף ולגרוע שירותים בקליק אחד ובכך אנחנו יכולים למעשה לשנות את כל המרכזיה שלנו בהתאם לצרכים בלי הפרעה ובלי להיכנס להרפתקה כלכלית נוספת. היכולת להתרחב ולהוסיף עוד שלוחות, או לפתוח למשל קו טלפון בחו"ל, מעולם לא היו קלות כל כך וכל עסק חייב לעצמו את האפשרות הזו.
- עבודה מכל מקום – כדי להתחבר לשירותי הענן כל מה שהעובדים צריכים זה הרשאה ייחודית ובלעדית שתאפשר להם לעבוד מכל מקום בעולם כולו. במיוחד לימים בהם העבודה מרחוק יכולה ברגע להפוך לאקוטית לחיי העסק, פתרון מרכזיה בענן הוא הפתרון בגזרה זו.
- שדרוג האבטחה – ריגול עסקי ופריצות אבטחה הם דברים שמלחיצים בעלי עסקים רבים במגוון של תחומי עיסוק. רמת האבטחה על מרכזיה בענן נחשבת לטובה וגבוהה יותר מאשר רמת האבטחה על הקווים הנייחים. בזכות טכנולוגיות מיוחדות אפשר להתקין על המרכזיה המשרדית לא רק סורקי וירוסים אלא מערך אבטחה ייעודי שיעזור לכם לשמור על המסמכים ועל התכתובות שלכם בבטחה.
אילו תכונות מיוחדות יש למרכזיה בענן שחשובות במרכזיה למשרד
כפי שאמרנו קודם לכן, אפשר להוסיף על המרכזיה בענן כמעט כל דבר שתחשבו עליו והיא גם ניתנת למימשוק עם תוכנות CRM ותוכנות ניהול אחרות. זה אומר שבמקום לקבל רק מרכזיה למענה שיחות, אתם מקבלים מכונה שיודעת לנתח נתונים ולשלוח אותם לכל מקום שצריך. להלן כמה מהתכונות הבולטות ביותר שאפשר להוסיף למרכזיות ענן.
- מערכת IVR המספקת תפריטים קוליים וידידותיים למשתמש
- מוסיקה בזמן ההמתנה
- ניתוב שיחות מתקדם
- הקלטת שיחות והאפשרות לשוחח עם הנציג בלי שהלקוח ישמע
- תמלול הודעות מייל והפיכתן לדואר קולי
- דוחות ומעקב אנליטיקה על העובדים
- שעון נוכחות
- קביעת תורי שיחות
- יצירת חדרי פגישה קוליים או בווידאו
- הודעות מיידיות ורשת תקשורת פנים ארגונית
- שיתוף קבצים
- שדרוג העבודה הקבוצתית
- גישה מכל מקום
- הודעות מוקלטות
הצוות המנוסה והמקצועי שלנו ישמח לשוחח עמכם כדי להבין מה בדיוק הצרכים של העסק שלכם מהמרכזיה ולהציע את הפתרון המושלם והמתאים ביותר עבורכם.
כל מה שצריך לעשות כדי לשדרג את המרכזיה המשרדית ולהתחיל ליהנות משירותים מתקדמים ואיכותיים זה ליצור איתנו קשר ב - IPTech באמצעות האתר שלנו או במספר הטלפון 03-9041771
