ניהול כוח האדם בעסק הוא משימה מורכבת ומאתגרת, ושעון נוכחות לעובדים הוא כלי חיוני לביצועה באופן יעיל ומדויק. תפקידם העיקרי של שעוני נוכחות הוא לעקוב אחר הגעתם ועזיבתם של העובדים, אך הוא משמש גם כמקור מידע חשוב לצורך תיעוד וניהול נתוני כוח האדם בעסק.
בהתאם לסעיף 25 בחוק שעות העבודה והמנוחה, שעון הנוכחות נדרש לכלול מידע מפורט על ימי המחלה, החופשות והשעות הנוספות של כל עובד ועובדת. מעבר לכך, שעון נוכחות מספק לנו נתונים חיוניים לצורך חישוב המשכורות של העובדים בהתאם לשעות העבודה שלהם, וכן הוא מסייע לניהול יעיל של כוח האדם. בעסקים קטנים, שבהם מועסקים רק מספר עובדים מצומצם, ניהול הנתונים האלה עשוי להיות פשוט יחסית. אולם, ככל שמספר העובדים גדל, שעון נוכחות לעסק הופך להכרחי כדי לאפשר ניהול מסודר ויעיל של כוח האדם ולהבטיח תשלום משכורות מדויק ועפ"י החוק. שעון הנוכחות מונע טעויות ואי-דיוקים בחישוב שעות העבודה ומקל על תהליכי הדיווח והבקרה בעסק.
שעון נוכחות טלפוני
עסקים רבים מעוניינים כיום בשיטת דיווח נוכחות פשוטה ונוחה. אחת האפשרויות שאנחנו מספקים היא החתמה באמצעות דיווח נוכחות טלפוני.
מדובר במערכת נוכחות פשוטה, מהירה ואמינה ששמתחברים אליה באמצעות חיוג מכל טלפון קווי. ההחתמה מתבצעת ע"י חיוג למספר ייעודי והקשה טלפונית בהתאם למטרת הדיווח, למשל 1 לכניסה 2 ליציאה 3 למחלה וכן הלאה.
להלן - דף הנחיות לעובד קווי
יתרונות של דיווח נוכחות טלפוני
- חסכון- אין צורך בהתקנה של שעוני קיר
- גמישות- אין הגבלה על מספר העובדים המשתמשים בשירות
- דיווח נוכחות מטלפון קווי הינו ידידותי למשתמש
- ניתן להחתים מכל טלפון קווי וממרכזיה
- מספר עובדים יכולים להחתים בו זמנית ממספר שלוחות
- ניהול חכם- יכולת דיווח על משימות ופרויקטים
- אפשרות לדווח רק ממספרים המוגדרים במערכת
כל דיווחי הנוכחות נקלטים ישירות למערכת ניהול מתקדמת המאפשרת:
- ניהול וצפייה של הדיווחים
- תיזמון דוחות אוטומטי
- ניהול משימות ופרויקטים
- עיבוד נתונים להסכמי שכר ושעות נוספות
- התממשקות לכל תוכנות השכר במשק
שימושים נוספים של שעוני נוכחות
במפעלים ומשרדים גדולים, שעוני נוכחות יכולים גם לסייע בבדיקת תנועת העובדים בחללי מתחמי העבודה. כך למשל אם יש חדרים רגישים במתחם, אפשר להגביל את הכניסה אליהם בעזרת שעון נוכחות מתקדם.
אם כך התפקוד של שעוני הנוכחות הוא כפול – רישום זמני העבודה ורישום כניסה לחדרים ולחללים. היכולת שלנו לשלב את שעוני הנוכחות במרכזיות מבוססות ענן הוא מהחידושים הבולטים ביותר כיום ולפי הערכות הוא יכול להביא לחסכון של כ - 10% בהוצאות השכר של העסק רק בזכות דיוק החישוב והעובדה שכל התהליך הוא דיגיטלי.
סוגי שעוני הנוכחות שקיימים כיום
לא כל סוגי שעוני הנוכחות מתאימים לכלל החברות והארגונים, כדי לדעת מה סוג שעון הנוכחות שהכי מתאים לעסק שלך, כדאי לדעת מה ההבדלים בין הסוגים השונים.
- שעון נוכחות מכני – זהו שעון נוכחות שבו זמני הנוכחות נרשמים על גבי כרטיס קרטון אישי. הבעיה עם סוג שעונים זה היא העובדה שבסיום החודש יש להעביר את כל הנתונים באופן ידני אל תוך מערכת ממוחשבת.
- שעון נוכחות מגנטי – שעון נוכחות מבוסס כרטיס מגנטי הוא לא המצאה חדשה, אך השימוש בו עדיין נחשב לפשוט ונוח. בעזרת הנפקה של כרטיס מגנטי ייעודי לכל עובד שאותו עליו להעביר בקורא הכרטיסים, רישום השעות נעשה בצורה אוטומטית.
- שעון נוכחות מבוסס כרטיס קרבה – ממש כמו שעון הנוכחות המגנטי, שעוני נוכחות המבוססים על כרטיסי קרבה או תגי קרבה מוזנים ישירות אל המערכת. בשונה משעונים מגנטים שבהם העובד צריך להעביר את הכרטיס בקורא, בשעוני נוכחות מבוססי כרטיס קרבה אין צורך בכך והדבר חוסך זמן בכניסה וביציאה.
- שעון נוכחות ביומטרי – זה אולי נשמע כמו חידוש, אך למעשה שעוני נוכחות ביומטריים קיימים כבר שנים רבות. זהו שעון שפועל על בסיס המאפיינים הביומטריים הייחודיים לכל עובד – כמו טביעת אצבע או זיהוי תווי פנים.
- שעון נוכחות דיגיטלי – פתרונות התקשורת לעסקים נעשים משוכללים יותר מיום ליום והם מגיעים גם לשעוני הנוכחות. שעון נוכחות דיגיטלי מאפשר לעובדים להזין את הפרטים שלהם באפליקציה ייעודית או מערכת ממוחשבת.
- שעון נוכחות אינטרנטי – אחד הפתרונות המתקדמים ביותר שיש כיום בתחום הוא שעון הנוכחות האינטרנטי. שעון נוכחות זה עובד בדומה לשעון הדיגיטלי, אך הוא מאפשר לאחר מכן גישה נוחה לכל המידע והתממשקות מלאה עם מגוון תוכנות.
השכלולים הרבים בעולם שעוני הנכוחות לא פוסחים על תחום שירותי הטלפוניה העסקיים וכך אפשר למצוא היום אפשרות חיבור בין מערכות IVR ומרכזיות בענן, לבין שעוני נוכחות רבים. כחלק מהשירותים שאנחנו ב - IP Tech מציעים ללקוחותינו אפשר לשלב את שעון הנוכחות הייחודי שלנו במגוון של מכשירים ושירותים.
מהו שעון הנוכחות הנוח ביותר לעובדים ולמערכת?
אין תשובה חד משמעית לשאלה מהו שעון הנוכחות הנוח ביותר. מדובר על תחום עם אלמנטים רבים שיש להתחשב בהם בעת הבחירה וחשוב לזכור שלכל עסק צרכים אחרים, שחשוב להבין לפני שבוחרים שעון נוכחות. יש עסקים שירצו שעון שמתממשק עם המרכזיה העסקית ויש עסקים שירצו שעון שמאפשר לעובדים גישה נוחה יותר. להלן שלוש הנקודות המהותיות ביותר ששווה להכניס למערך השיקולים.
- נקודת המבט של העובד – בסופו של יום מי שאמור להשתמש בשעון הנוכחות הם העובדים עצמם. לכן אנחנו צריכים לחשוב על הפעולות שהם ידרשו לעשות ולנסות להקל על התהליך עד כמה שאפשר כדי לעודד את העובדים להתמיד בכך.
- אופי העסק – לכל עסק סגנון עבודה שונה וצרכים שונים. עסקים שבהם עובדים מהבית נדרשים לפתרונות שונים מעסקים שהעובדים מתייצבים בהם בכל יום. בחירת סוג שעון הנוכחות צריכה להכיל בתוכה את צורת העבודה של העסק.
- עיבוד הנתונים – כל סוג של שעון מעבד ומנפיק את הדו"חות החודשיים בצורה שונה. חשוב להבין מה הצורה שתהיה היעילה והנוחה ביותר בעבור העסק שלך, כך שתוכל לנהל את שכר העובדים ללא בעיה.
הצוות שלנו ב – IP Tech ישמח לעמוד לשרותכם ולסייע בבחירת שעון הנוכחות המתאים ביותר לכם. אנחנו מתמחים בהתאמה של פתרונות תקשורת לעסקים וביכולתנו לקחת את העסק שלך צעד אחד קדימה עם שילוב של מרכזיות ענן ושירותי טלפוניה מתקדמים אחרים.
