מהו נתב שיחות לעסק וכיצד מטמיעים אותו?

עד לא מזמן, כשעסק היא קטן (ואפילו בינוני), התקשורת שלו עם לקוחותיו הייתה פשוטה מאוד – הטלפון היה מצלצל במשרד, אחד העובדים היה עונה לשיחה ומסייע ללקוח, ובערך כאן הייתה נגמרת הסוגייה. אך ככל שהעסק גדל, כך גם ערוצי התקשורת שלו מתרחבים והופכים למורכבים יותר. כיום אנחנו נמצאים בתקופה עוד יותר מבלבלת ועמוסה, כאשר התקשורת העסקית לא כוללת רק שיחות טלפון אלא גם צ'אטים, מיילים, וואטסאפ, רשימות דיוור ועוד מגוון עצום של אמצעי תקשורת שזמינים בעבור כל אחד ואחת. אך עדיין, השיחה עצמה הצליחה לשמור את מקומה הייחודי כאחת מצורות התקשורת החשובים ביותר שיש לעסקים.

התקשורת היא גשר שמקשר בין העסק שלנו לבין הלקוחות. היא מאפשרת ללקוחות ליצור איתנו קשר, להעביר בקשות, לשאול שאלות ולקבל מענה ושירות לכל בעיה וסוגייה שצצה אצלם. מנגד, תקשורת יעילה מאפשרת גם לעסק להרוויח, ובעיקר מדובר על הבנת צרכי הלקוח וחיזוק קשרי הלקוחות. אך מה קורה ברגע שהתקשורת לא עובדת כראוי? כשהלקוח ממתין בתור אורך ובסופו של דבר לא באמת מקבל את המענה הראוי? התוצאה עלולה להביא לפגיעה במוניטין של העסק כולו וגם באובדן הכנסה. בדיוק בשביל זה אנחנו רוצים לדבר במאמר זה על הפתרון הטוב ביותר לשיפור התקשורת העסקית – נתב שיחות. במאמר זה נסביר בדיוק מהו נתב השיחות, איך הוא עובד, איך מתקינים אותו ומדוע כל עסק חייב אחד כזה. אז בואו נתחיל!

חברת IP Tech היא מהחברות המובילות בישראל במתן פתרונות תקשורת איכותיים לעסקים. בזכות הניסיון המקצועי רב השנים שלנו, והעובדה שאנחנו דואגים להשתדרג באופן קבוע ולהצטייד בציוד הטכנולוגי החדשני ביותר, אנחנו מספקים ללקוחותינו מגוון עצום של אפשרויות תקשורת חכמות המותאמות בדיוק לצרכיהם. לקבלת פרטים נוספים – צרו איתנו קשר עוד היום.

כפי שאמרנו בחלק הקודם, נתב השיחות הוא הרבה יותר מכלי טכנולוגי. מדובר על מערכת מתוחכמת למדי שפועלת בעזרת אלגוריתם וככלים מוגדרים שמיועדים לסייע לנו באופן תמידי. לא ניכנס כאן לנבכי הפרטים הטכניים, אבל בואו ונבחן בכלליות כיצד עובד נתב השיחות –

• זיהוי השיחה: כאשר שיחה מתקבלת, המערכת מזהה את מקור השיחה, את סוג השיחה (שיחה רגילה, שיחת וידאו, צ'אט וכו') ואת המידע הרלוונטי הנלווה לה.
  
  
• החלטה אוטומטית: בהתאם לכללים שהוגדרו מראש במערכת, הנתב מחליט איך ולאן להפנות את השיחה. הכללים יכולים להיות מבוססים על הזמן ביום, עומס השיחות, סוג השיחה ועוד.
  
  
• הפניית השיחה: לאחר שההחלטה הוכרעה, השיחה מופנית ליעד המתאים. זה יכול להיות מחלקה מסוימת, עובד מסוים או אפילו תגובה אוטומטית.
  
  
• מעקב וניתוח: המערכת מספקת כלים למעקב אחר השיחות ולניתוח התנהגות הלקוחות. זה מאפשר להבין את הצרכים ואת ההעדפות של הלקוחות ולהתאים את השירות בהתאם.

חשוב לזכור כי קיימים בשוק כמה נתבי שיחות, אך כדי ליהנות מכלל האפשרויות הנלוות, מומלץ להשתמש במרכזיה וירטואלית בענן וזאת כדי שתהיה לנו גישה לכול אחד מהתכונות שמפורטות לעיל.

וודאי לא נחדש דבר לאיש אם נגיד כי התקשורת היא אחת היסודות החשובים ביותר להצלחת כל עסק. בעידן הדיגיטלי במיוחד, הצורך בתקשורת איכותית, מהירה ויעילה הוא גבוה יותר מאי פעם ובלעדיו אנחנו ככל הנראה נאבד לקוחות רבים שיהיו מאוכזבים ויחפשו עסק אחר שייתן להם מענה איכותי. אם זה עוד לא היה ברור מדברינו עד כה, הנה מספר סיבות למה כדאי לך לשקול להשתמש בנתב שיחות לעסק שלך:

• שיפור השירות - נתב השיחות מקצר את זמני ההמתנה של הלקוחות ומפנה אותם במהירות לגורם המתאים, מה שמשדרג את חוויית השירות.
  
  
• חיסכון בזמן ובעלויות - הנתב חוסך זמן ומשאבים על ידי הפנייה אוטומטית של השיחות במקום טיפול ידני ממושך.
  
  
• ניתוח התנהגות לקוחות - הנתב מספק נתונים יקרי ערך על מקור ותוכן השיחות, מה שמאפשר הבנה והתאמה של השירות.
  
  
• שיפור המוניטין - שירות מהיר ואיכותי מגביר את שביעות רצון הלקוחות ואת הסיכוי שימליצו על העסק.
  
  
• גמישות - נתב השיחות ניתן להתאמה לצרכים משתנים של העסק ולדפוסי השיחות השונים.

זכרו כי השקעה בנתב שיחות היא למעשה השקעה בעתיד העסק - היא מבטיחה שירות מעולה ללקוחות, יעילות גבוהה יותר בקרב העובדים ותוצאות עסקיות משופרות באופן כללי.

כדי להטמיע נתב שיחות בעסק צריך לעבור כמה שלבים, אומנם אף אחד מהשלבים לא מורכב או מסובך, אך חשוב להבין ולהכיר את השלבים השונים כדי להבטיח שתהליך הטמעת הנתב יעבור בצורה חלקה –

• איתור הצורך: לפני הכול, עליך להבין מה הצורך האמיתי של העסק. האם יש לך בעיות בניהול השיחות? האם הלקוחות מתלוננים על זמן המתנה ארוך? האם אתה מרגיש שאתה מאבד לקוחות בגלל תקשורת לא איכותית? ככל שתבין בצורה טובה יותר מדוע אתה זקוק לנתב שיחות, כך תוכל לבחור ולהתאים את הנתב המושלם בעבורך.
  
  
• בחירת המערכת הנכונה: ישנם הרבה סוגים של נתבים שיחות בשוק. עליך לבחור את המערכת שמתאימה לגודל העסק שלך, לצרכים שלך ולתקציב שלך. זכור כי מרבית הנתבים ניתנים לשינויים ולהרחבות בהמשך, אך יש לברר זאת מבעוד מועד.
  
  
• הגדרת הכללים: לאחר שבחרת את המערכת, עליך להגדיר את הכללים להפניית השיחות. לדוגמה, שיחות מלקוחות חשובים יכולות להתפנות ישירות למנהל המכירות, בעוד שיחות טכניות יכולות להתפנות לתמיכה. מומלץ להיוועץ עם נציג החברה שממנה אתם רוכשים את המרכזיה העסקית ואת נתב השיחות על הגדרות אלו.
  
  
• הדרכת הצוות: הצוות שלך צריך להבין איך המערכת עובדת ואיך להשתמש בה. הם צריכים להיות מוכנים להגיב לשיחות שמגיעות אליהם ולהבין את הכללים שהוגדרו. ככול שתשקיעו יותר זמן ויותר משאבים בהדרכה איכותית לעובדים, כך תהליך ההטמעה יעבור בצורה החלקה ביותר.
  
  
• בדיקה והתאמה: לאחר ההטמעה, עליך לבדוק את המערכת באופן תדיר. האם היא עובדת כפי שציפית? האם ישנם בעיות או תקלות? האם הלקוחות מרוצים יותר? אם התשובה לאחת השאלות היא לא, אנא פנה לנציג החברה שמספקת את הנתב כדי לבצע את השינויים הדרושים.
  
  
• שדרוג והתאמה: ככל שהעסק שלך גדל, הצרכים שלך משתנים. עליך להיות מוכן לשדרג את המערכת או להתאים אותה בהתאם לצרכים המשתנים שלך. גם כאן, כפי שאמרנו קודם לכן, חשוב להיוועץ עם נציג מראש כדי להבטיח שאפשר להכיל שינויים בתוך המערכת הקיימים ולא להחליפה בחדשה.

• בחירה מושכלת: לפני ההתקנה, עליך לבחון את המגבלות ואת היתרונות של כל מערכת. האם היא מתאימה לגודל העסק שלך? האם היא תומכת בכל הפונקציות שאתה צריך?
  
  
• התאמה לתשתית הקיימת: ודא שהמערכת שבחרת תואמת לתשתית הטכנולוגית הקיימת בעסק שלך כדי למנוע תקלות ובעיות תאימות..
  
  
• הקפדה על אבטחה: ודא שהמערכת מאובטחת ומצוידת בכל ההגנות הנדרשות כדי למנוע פריצות והתקפות סייבר.
  
  
• בדיקות תקופתיות: אף מערכת אינה מושלמת. בצע בדיקות תקופתיות כדי לוודא שהכל עובד כשורה ולאיתור בעיות בזמן הראוי.
  
  
• שימוש בפידבק: האזן לפידבק מהלקוחות והצוות. הם יכולים לספק לך מידע יקר ערך על איך לשפר ולהתאים את המערכת.

כפי שאפשר להבין ממאמר זה, נתב השיחות הוא כלי חיוני לכל עסק המעוניין לשפר את איכות השירות ללקוחותיו, להגביר את יעילות התקשורת ולהגדיל את ההכנסות. ההשקעה בנתב השיחות היא לא באמת השקעה ברכיב טכנולוגי, אלא מדובר על הבנה שהתקשורת היא המפתח להצלחת העסק וכי כאשר הלקוחות מרגישים שהם מקבלים יחס אישי, מהיר ואיכותי, הם נוטים יותר להמליץ על העסק ולבחור לעשות איתו עסקים פעם אחר פעם.

הצוות שלנו ב – IP Tech ישמח לעמוד לשירותכם ולסייע לכם לבחור את נתב השיחות המתאים ביותר בעבורכם. לקבלת פרטים נוספים אתם מוזמנים לחייג אלינו ואחד מנציגנו יסייע לכם במהירות האפשרית.

ממשק WEB  נח לתפעול

גמישות לשינויים ותוספות

אבטחת מידע

יכולות גיבוי מתקדמות

חיבור למערכות ניהול

ייצור כחול לבן

לקבלת פרטים על התאמת מרכזיה לעסק כבר עכשיו השאירו פרטים או התקשרו 0723946024